入职登记表、离职登记表、培训记录表这三张表从个人层面而言，记录了一个员工从新人入职、培训成长到最终离职的相关信息。

但是从企业组织层面，人事部门可以通过分析汇总这三张表的数据，形成相应的可视化报表，这样企业/部门/岗位等不同层面宏观的离职、转正、录取、培训情况就能一目了然，提高获得有效信息的效率。

二、人力资源表格实操方法

要让人力资源表格真正应用在实际工作中，并不是简单下载个模板那么容易，需要有一套执行方法：

1.建立统一的表格库

在公司共享盘或文档中心，新建一个“HR表格模板”文件夹，把常用模板按类型分类存放（如入职类、在职类、离职类、培训类）。这样新员工HR或跨部门协作时，能随时找到最新版本。

2.给模板加说明

很多表格是HR设计的，但填的人可能是用工部门主管或员工本人。如果没有说明，他们可能会漏填、错填。建议在表格开头加一行“填写说明”，写清楚哪些是必填项、填写规范、注意事项。

3.字段统一编码

如部门用固定编号（001-行政部、002-市场部），员工也有唯一的员工编号，方便跨表统计。

例如员工编号可以同时出现在员工信息表、薪资表、绩效表、培训表里，这样在BI分析工具或Excel做数据透视时，能直接把不同表格的数据关联起来，不用人工对照。

4.统计分析数据

如果还在用Excel做表格，建议每月或每季度将数据批量导入分析平台，比如九数云BI。它可以分析计算各类指标并以图表和看板的形式进行可视化展示，比如本季度的招聘周期、部门培训完成率、年度薪资成本走势等。这样不仅节省汇总时间，还能支持决策。

5.历史数据归档

表格一旦累积过多，会变得很难查找。可以按年份或季度打包归档到单独文件夹，并做好命名（如“2024Q3_薪资表”），防止数据混乱，同时方便对比历史趋势。

6.用自动化减少重复劳动

九数云BI可以和企业的考勤、薪酬、培训系统打通，数据会自动同步更新到相应的表格或分析看板。这样，HR不必再手动复制粘贴，也降低了出错率。

九数云BI（https://www.jiushuyun.com/）作为帆软旗下一款强大的数据分析工具，可以帮助企业更高效地制作和分析人力资源分析表格：

三、人力资源表格使用建议

很多公司有人力资源表格，但用着用着就变成了“形式主义”：

要想让表格真正发挥作用，需要注意这几个方面：

1.先统一模板，再推广使用

不同部门可能会自己改表格格式，这样合并统计就很麻烦。建议由HR部门制定统一模板，比如员工信息表的字段、薪资表的列顺序、绩效表的评分标准等，统一后再在全公司推广。

2.字段规范化，减少后期清洗

如果同一个部门有人写“市场部”，有人写“市场”，有人写“市场营销部”，统计时就会被识别成三个部门。可以提前为每个字段设定固定选项，比如部门用下拉菜单、日期用统一格式，这样后期处理数据时省力很多。

3.定期更新，保证数据即时性

表格不是一次性填完就完事。员工岗位调整、联系方式变更、薪资结构变化，都需要同步更新，保持准确性。

4.敏感数据设置权限

薪资、绩效类表格一定要限制访问范围，不仅是防止泄密，也是保护员工隐私。可以用云端系统设置查看和编辑权限，比如在九数云这样的BI平台中，给不同角色分配不同的可见范围，可以保证数据安全。

5.让数据“动”起来

表格本身是静态的，但一旦和分析工具结合，就能变成动态的管理看板。比如员工流失趋势、部门绩效对比、培训完成率等，都能在BI工具中快速生成可视化图表，让管理层一眼看出问题。

结语

以上内容概括了常见的6种人力资源表格模板及其实际应用的方法和注意点。人力资源表格不单单是下载个模板那么简单，只有把表格内容标准化、更新及时，并与像九数云BI这样的数据分析工具结合，才能让这些静态数据真正转化为可用信息，提升HR工作的效率与管理水平。