考勤报表怎么做？对于企业管理者和HR来说，制作一份清晰、准确的考勤报表是至关重要的工作。它不仅能反映员工的出勤状况，为薪资核算提供依据，还能帮助企业优化人力资源管理。考勤报表，是通过对员工工作时间、请假、迟到、早退等情况的记录和统计，最终形成的综合性报告。掌握考勤报表怎么做，特别是利用Excel快速上手，能大大提高工作效率，减少出错率。

一、明确报表需求，确定统计维度

在着手制作考勤报表之前，首先需要明确报表的目的和需求。你需要统计哪些信息？例如，员工的基本信息（姓名、工号、部门）、出勤天数、迟到次数、早退次数、请假天数、加班时长等。不同的企业可能需要统计不同的维度，因此需要根据实际情况进行调整。常见的字段包括员工信息（姓名、工号、部门）和日维度信息（日期、上班时间、下班时间、出勤状态、加班时长、请假类型/时长等）。建议在开始制作前，先在纸上或草稿中勾勒出报表的结构，明确行和列分别代表什么信息。

二、Excel表头设计，选择合适结构

Excel是制作考勤报表最常用的工具。表头的设计至关重要，它直接影响到报表的可读性和易用性。通常有两种表头结构可以选择：

1. 横表结构：将员工信息放在行，日期和各项统计指标放在列。例如，A列是姓名，B列是工号，C列是部门，D列开始是本月的每一天（1号、2号...），最后几列是出勤天数、缺勤天数、迟到次数、请假天数、加班小时等统计列。这种结构方便直观地查看每个员工当月的考勤情况。
2. 竖表结构：将所有信息都放在列中，包括姓名、工号、部门、日期、上班时间、下班时间、出勤状态、请假类型、加班小时等。这种结构更适合进行数据透视表分析，方便后续进行跨月统计和多维度分析。

选择哪种结构取决于你的具体需求。如果更注重查看当月考勤情况，可以选择横表结构；如果需要进行更深入的数据分析，建议选择竖表结构。

三、录入原始数据，保证数据质量

考勤数据的来源通常是打卡机、考勤系统或人工记录。你需要将这些原始数据录入到Excel中，建议创建一个单独的工作表来存放原始数据，避免与报表混淆。在录入数据时，需要注意以下几点：

• 确保时间格式统一，建议使用24小时制（例如09:00、18:00）。
• 确保日期格式统一，避免出现日期格式错误导致公式计算错误。
• 仔细核对数据，避免录入错误。

四、利用公式计算，自动生成统计

Excel强大的公式功能可以帮助你自动计算各种考勤指标，例如工作时长、迟到次数、早退次数等。以下是一些常用的公式示例（以竖表结构为例）：

1. 日工作时长（假设上班时间在E列，下班时间在F列）：

   =IF(AND(E2<>"",F2<>""),(F2-E2)*24,0)

   这个公式可以计算出员工每天的工作时长，单位为小时。

2. 判断迟到/早退/缺勤（假设统一上班时间为9:00，下班时间为18:00）：

   =IF(E2="","缺勤",IF(E2>TIME(9,0,0),"迟到","正常"))

   这个公式可以根据上班时间判断员工是否迟到，还可以根据需要扩展判断早退、请假等情况。

3. 按员工统计整月出勤天数/工时（在“汇总表”中使用SUMIFS、COUNTIFS）：

   =COUNTIFS(原始数据!A:A,姓名,原始数据!状态列,"正常")

   这个公式可以统计每个员工整月的出勤天数。

   =SUMIFS(原始数据!工时列,原始数据!A:A,姓名)

   这个公式可以统计每个员工整月的总工时。

五、数据透视表，一键生成考勤报表

如果你的原始数据采用竖表结构，那么数据透视表将是你的利器。数据透视表可以快速地对数据进行汇总和分析，生成各种类型的考勤报表。具体步骤如下：

1. 选中整块原始数据，点击“插入”->“数据透视表”。
2. 在数据透视表字段列表中，将“员工姓名”拖到“行”区域，“日期”或“出勤状态”拖到“列”区域，“工作时长”和“出勤状态”拖到“值”区域。
3. 在“值”区域，将“工作时长”的汇总方式设置为“求和”，将“出勤状态”的汇总方式设置为“计数”。
4. 根据需要，可以添加筛选条件，例如月份、部门等，快速生成特定条件的考勤报表。

六、条件格式，突出显示异常情况

为了让考勤报表更加直观易懂，可以使用条件格式来突出显示异常情况。例如，将“迟到”、“缺勤”单元格设置为红色，“请假”单元格设置为黄色，“加班”单元格设置为蓝色。这样可以方便领导或HR快速扫描异常员工和天数，及时采取措施。

七、九数云BI：更智能的考勤数据分析工具

对于数据量较大、分析需求较复杂的企业，可以考虑使用更专业的BI工具，例如九数云BI。九数云BI是一款SAAS BI工具，旨在为高成长型企业提供更高效、更智能的数据分析解决方案。通过与考勤系统对接，九数云BI能够自动抓取考勤数据，并进行多维度、深层次的分析，帮助企业管理者更好地了解员工的出勤状况，优化人力资源管理。

九数云BI在考勤数据分析方面的优势：

• 自动化数据集成：九数云BI可以与各种考勤系统无缝对接，自动抓取考勤数据，无需手动导入导出，大大提高了数据处理效率。
• 多维度数据分析：九数云BI支持多维度的数据分析，可以从部门、岗位、时间等多个维度对考勤数据进行分析，帮助企业管理者更全面地了解员工的出勤状况。
• 可视化报表展示：九数云BI提供丰富的可视化图表，可以将考勤数据以直观的方式展示出来，方便管理者快速掌握关键信息。
• 自定义报表：九数云BI支持自定义报表，可以根据企业的具体需求，灵活定制各种类型的考勤报表。
• 移动端支持：九数云BI支持移动端访问，管理者可以随时随地查看考勤报表，及时掌握员工的出勤状况。

总结

掌握考勤报表怎么做，并熟练运用Excel或九数云BI等工具，可以帮助企业提高考勤管理效率，减少出错率，为薪资核算和人力资源管理提供有力支持。无论是使用Excel还是九数云BI，都需要明确报表需求，选择合适的结构，保证数据质量，并灵活运用公式和数据透视表等功能。通过对考勤数据进行深入分析，企业可以更好地了解员工的出勤状况，优化人力资源管理策略，提升整体运营效率。

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