办公自动化 (OA) 系统已成为提高效率的关键工具，然而仅仅拥有 OA 系统是不够的。为了充分发挥 OA 系统的潜力，企业需要对其流程进行持续的OA流程效率分析，并根据分析结果进行优化。它能帮助企业识别瓶颈、消除浪费并最终提升整体运营效率。本文九数云BI将探讨如何通过数据分析驱动 OA 流程优化，从而提升企业运作效率。

一、OA流程效率分析的核心指标

要有效地进行 OA 流程优化，首先需要明确关键的分析指标。核心的OA流程效率分析指标，可以帮助企业了解其 OA 系统的运行状况：

• 审批数：展示在当年/当月/昨日不同时间段内审批流程的数量，帮助企业了解审批工作的整体负荷。
• 平均耗时：平均耗时是指每个审批流程从开始到结束所需的平均时间，整体反映了审批流程的效率。
• 审批/耗时环比：并使用环比来观察审批数量以及效率的变化趋势。
• 今年审批流出数量趋势：通过审批流程数和审批人平均耗时，企业能够直观地看到年度审批的变化趋势，帮助企业评估整体审批效率情况。
• 审批模板分布：审批模板分布展示了不同审批模板在实际使用中的比例。企业可以通过这一指标了解哪些审批模板使用频率较高，从而优化和调整不常用或过于复杂的模板。

二、企业、团队、个人：层层深入的审批效率分析

进行OA 流程效率分析时，需要关注从整体到团队再到个人的各个层面。通过层层深入的分析，企业可以定位到具体问题，是审批的步骤太长？还是涉及到的团队过多？还是个人的因素？层层下钻，精准的定位问题才能制定针对性的改进措施，提高审批效率。

1. 企业整体效率分析

从整体角度来看，企业需要关注以下效率指标，以便识别流程中耗时最长的表单，并针对具体情况进行分析：

• 等待超时数：审批流程中等待超时的次数反映了流程中存在的延迟问题。通过分析等待超时数，企业可以识别出哪些审批流程存在较长的等待时间。
• 流程完成率：高完成率表明审批流程顺畅，而低完成率则可能意味着流程中存在瓶颈或阻碍。
• 流程平均耗时：通过分析流程平均耗时，企业可以识别出哪些流程需要优化，以减少审批时间。
• 审批表单平均耗时最长/最短 TOP5： 这一指标帮助企业了解将审批表单耗时排序，找到耗时较长的表单，针对性采取相应的改进措施。

例如，通过分析发现财务类的表单审批耗时最长，而采购类的表单耗时最短。这时，就需要深入查看财务类表单的流程，看看是否是涉及到的部分颇多，还是由于工作量太大，或是个人导致的原因。

2. 团队效率分析

从团队角度来看，企业需要关注各团队的审批效率：

• 不同部门审批耗时均值：通过统计分析不同部门的审批耗时均值，企业可以发现各部门在审批流程中的效率差异，发现需要改进的部门和环节。
• 不同部门审批流程占比：这一指标反映了各部门在审批流程中的参与度。通过分析审批流程占比，企业可以了解各部门的工作负荷，并进行合理的资源分配，确保各部门的审批流程顺畅。
• 不同部门审批耗时情况：详细统计不同部门在各个审批流程中的耗时情况，可以帮助企业发现哪些部门在审批流程中存在效率问题，从而针对性地优化这些部门的流程和人员调配。

如果公司组织结构不清晰，职责不明确，分工不明朗，就难以实现流程的简化和优化。例如，在整体效率中，我们发现财务类的审批效率较慢，就可以观察流程中权限划分是否明确：总经办跟其他部门是否存在审批重叠的部分，是否每个审批流程都需要总经理的参与？财务经理和财务总监、运营经理和运营总监是否都需要逐级审批？审批流程过长或过短，参与部门过多、职责重叠都不合理，部门内外部协调的流程应尽量简化，以提高效率。

3. 个人效率分析

OA 流程效率分析中的个人效率分析关注不同员工的审批耗时情况和审批次数 TOP10 秒批情况，识别高效、低效的审批人员，通过培训、优化流程等举措提升个人和团队的整体效率。

三、九数云BI：OA流程效率分析的强大工具

九数云BI 是一款强大的数据分析工具，可以帮助企业轻松进行 OA流程效率分析。通过九数云BI，企业可以将 OA 系统中的数据进行整合、分析和可视化，从而更清晰地了解流程的运行状况，并快速发现瓶颈和问题。

九数云BI 提供了丰富的图表类型和灵活的分析功能，可以帮助企业：

• 自定义数据看板：根据企业的实际需求，创建个性化的 OA 流程分析看板，实时监控关键指标。
• 多维度数据分析：从企业、团队和个人等多个维度分析 OA 流程效率，深入挖掘潜在问题。
• 流程瓶颈识别：通过可视化分析，快速识别流程中的瓶颈环节，并采取相应的优化措施。
• 数据驱动决策：基于数据分析的结果，制定合理的流程优化方案，提升企业整体运营效率。

九数云BI 的审批流程分析看板通过从整体到团队再到个人层层深入的分析，帮助企业发现流程中的瓶颈和问题，从而采取针对性的措施进行优化。“流程管理基于公司的管理，流程管理反映公司管理，流程管理促进公司管理”，通过数据驱动，让流程管理真正发挥作用。

四、结论

通过 OA流程效率分析，企业可以深入了解其 OA 系统的运行状况，识别瓶颈和问题，并采取相应的优化措施。数据驱动的流程优化是提升企业运营效率的关键。

借助 九数云BI 等强大的数据分析工具，企业可以轻松实现 OA 流程的数据可视化分析，从而提升决策效率，最终实现卓越运营。立即行动，开始您的 OA流程效率分析 之旅，释放企业潜力！