BI工具,财务人最值得尝试的4个用法 | 帆软九数云
又到一年年末,财务人的忙碌时刻如期而至,写字楼的灯光只剩财务部亮到深夜,缝缝补补的Excel公式也改到了第28版......
身为财务人,你是不是也在经历:
- 对着10+系统的零散数据,手动汇总报表到眼酸,一个公式错误就得推倒重来,白白熬夜到凌晨;
- 业务部门催着要数据、管理层等着看报表,你夹在中间反复核对,却总赶不上 “即时需求”;
- 利润核算、账龄分析、预实分析层层加码,机械重复的劳动占满80%时间,根本没精力做真正有价值的分析;
- 明明忙到脚不沾地,却因为数据滞后、口径不统一,还要面对数据不准的质疑,委屈又无奈。
财务人的价值不应该消耗在无休止的对账、汇总、改表中,破局的关键在于用好工具,把财务人从繁琐的手工劳动中解放出来!
财务提升效率的工具有很多,Excel、Power Query、BI、SAP、ERP、报销系统.....今天我们来和大家聊聊一个特别的工具——BI工具,并举例财务人最值得尝试的4个用法!!!
一、什么是BI
在聊使用前,我们先来认识一下什么是BI。
BI(Business Intelligence),翻译过来就是商业智能;不同于ERP、金蝶、用友等系统是财务工作的 “数据地基”,负责流程固化、数据采集和基础核算(如业财核算、凭证生成、固定报表输出等),BI负责的是数据整合、动态分析、决策支持、风险预警。

举个通俗的例子,财务数据核算时,除了使用财务模块、采购模块数据,有时还需要联合CRM、电商平台、银行数据等其他系统数据,财务系统无法满足。
财务系统能输出固定的、符合会计准则的报表(利润表、资产负债表),但非财务人员(如业务部门、管理层)难以快速理解,也无法生成”某产品线季度毛利对比”这种非固定报表。
这个时候,就可以使用BI工具自定义分析和搭建,一键整合 ERP、金蝶、Excel、CRM、银行等多源数据,打破信息壁垒,避免 “对账半小时,找数大半天”的情况,不需要IT人员写代码,响应周期缩短到“天”。

二、BI工具,财务人最值得尝试的4个用法
1、报表自动化:告别Excel加班,解放80%人力
当财务部自查,遇到如下的问题时,可以考虑使用BI工具:
- 多系统数据孤岛(ERP、财务软件、Excel 分散),每月需人工汇总10+报表
- 口径不统一导致财务与业务 “吵架”,反复核对耗时1-2天
- 管理层要数需临时加班,无法实时掌握经营状况
使用方法(以九数云BI为例)
- 数据源集成:一键对接 ERP、金蝶、用友等系统,自动同步数据,支持Excel批量导入
- 指标口径统一:与业务部门共建指标体系(如收入、成本、费用、利润),固化到BI系统
- 模板设计:拖拽生成“利润表”等标准报表或“项目利润表”“产品定价测算表”等非标准报表,设置自动计算逻辑
- 自动分发:按权限定时推送(飞书/钉钉/企业微信),移动端随时查看
该方法不仅能提升财务人员效率,让其从 “报表工人” 转型为 “决策参谋”;还能消除人工汇总错误,让管理层实时掌握数据,决策响应速度大幅提升。


2、利润归因分析:从 “只看数字” 到 “看清原因”
许多公司在做利润分析时,仅仅知道总利润,但无法具体明确到是 “哪个产品/客户/区域贡献最大”;
在利润波动时,业难以快速定位是价格、成本还是销量导致;
九数云BI工具的价值在于:
- 多维度对比:可以按产品、客户、渠道、区域、时间等维度计算利润和分析利润贡献度,再大的数据量也不怕
- 可视化呈现:用各类图表展示利润构成,直观易懂
- 利润指标拆解:构建 “收入-成本-费用=利润” 全链路指标体系,细化到最小颗粒度
- 差异根因定位:通过联动功能,点击利润下降区域,自动关联影响因素(如原材料涨价、销量下滑),快速止损低毛利业务,将资源转移到高回报领域

(财务利润-月报)

(财务利润-日报)
3、应收应付管理:提高催收效率,降低坏账率
大部分公司,回款数据、审批数据在财务部门,客户数据和合同信息在销售部门,中间是不打通的;
同时,不同类型的企业,客户付款行为不一,应收账款、应收时间、回款状态、账期天数、剩余应收等指标的计算逻辑也不一致,
公司想要即时核算所有客户的应收情况、并将明细结果展示给业务人员随时查看和催收,汇总结果展示给管理层、监控公司整体的经营状况,非常困难。
使用BI工具方法(以九数云BI为例),能很方便地进行:
- 应收账款监控:搭建账龄分析看板,自动标注逾期客户
- 催款智能辅助:按逾期天数自动推送催款预警,生成催收优先级清单
- 客户信用评级:基于历史付款记录 + 行业数据,自动生成客户信用评分等

(客户欠款监控-模板)
4、动态预算管理
企业通常在年初制定年度预算,预算执行情况依赖于费用申请和报销以及员工填报,跟踪滞后;差异分析需人工对比,无法及时纠偏。
使用BI工具可以:
- 预算编制:基于历史数据+业务计划,自动生成部门/项目预算初稿,支持上下协同调整
- 实时跟踪:搭建预算执行看板,对比实际vs预算,自动计算差异率,红色高亮异常项
- 动态调整:财务一键修改预算参数,系统自动同步至各部门
- AI 辅助:分析历史执行情况,识别 “预算松弛”,给出优化建议

(企业预算编制建议-模板)

(企业预算监控、预实分析-模板)
总的来说,BI工具能一键打通 ERP、金蝶、用友等所有系统,自动同步数据,告别手动录入的误差;能固化指标口径,报表自动生成,原本1周才能做完的活儿,现在自动化就能搞定;还能实时监控利润情况、预算执行、应收应付,风险提前预警,不用再靠猜和熬应对突发状况。
这也是为什么越来越多财务团队在ERP软件的基础上,还要搭配BI工具的原因。
今年年末,别再加班啦!用BI工具把自己从繁琐的手工劳动中解放出来,把时间还给自己,把精力投入到真正能创造价值的分析和决策中!!!
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