在数据分析和信息展示的时代，图表扮演着至关重要的角色。它们能够将复杂的数据转化为直观、易懂的视觉形式，帮助人们更好地理解和分析信息。因此，掌握怎样插入图表的技巧，对于提升数据可视化能力至关重要。

一、准备工作与数据透视表

要想顺利插入图表，清晰的数据准备是首要前提。数据应规整地排列在电子表格中，避免出现空行、空列或不规范的格式。明确你想要通过图表展示的数据关系，例如趋势、对比、占比等。

随后，生成数据透视表。在Excel等软件中，选中数据源，点击“插入”菜单下的“数据透视表”选项。在弹出的对话框中，确认数据范围，并选择透视表放置的位置。将需要汇总的维度（如地区、省份）拖动到“行”区域，将需要汇总的数值（如利润、销售额）拖动到“值”区域。

完成以上步骤后，调整透视表的格式，使其更易于阅读和分析。可以隐藏分类汇总，选择以表格形式显示数据，并根据需要调整数据的排序方式。

二、切片器的妙用

为了使图表更具交互性，可以插入切片器。在数据透视表的“分析”选项卡中，找到“插入切片器”按钮。选择需要进行筛选的维度（如季度），点击“确定”。

切片器可以让你快速地筛选数据，并动态地更新图表。通过点击切片器中的不同选项，可以观察不同维度下的数据变化，从而更深入地挖掘数据背后的信息。

三、条形图的绘制技巧

条形图是一种常用的数据可视化方式，适用于比较不同类别的数据大小。在Excel中，选中需要生成条形图的数据区域，点击“插入”菜单下的“图表”按钮，选择“条形图”类型。

为了突出重点，可以使用Large函数和Index+Match组合查找函数，提取利润排名前五和倒数五的省份及对应数值，并生成条形图。这可以帮助你快速地识别表现优异和需要改进的地区。

四、瀑布图的制作方法

瀑布图是一种特殊的图表类型，适用于展示数据在不同阶段的变化过程。要制作瀑布图，首先需要使用Sumif函数对各地区或各阶段的利润进行求和。

随后，选中包含求和结果的数据区域，点击“插入”菜单下的“图表”按钮，选择“瀑布图”类型。在生成的瀑布图中，双击“总计”的柱子，右键选择“设置为汇总”。

瀑布图可以清晰地展示销售额从起始值到总计的演变过程，帮助你理解数据变化的驱动因素。

五、树状图的应用场景

树状图是一种用于展示数据层级关系的图表类型，可以清晰地展示各类别在整体中的占比情况。要制作树状图，首先需要使用Vlookup函数查找各类别对应的利润数据。

随后，选中包含类别和利润数据的数据区域，点击“插入”菜单下的“图表”按钮，选择“树状图”类型。树状图可以让你快速地了解各区域的分布详情以及它们在整体中的比重。

六、折线图的分析价值

折线图是一种用于展示数据随时间变化趋势的图表类型。要制作折线图，首先需要使用Sumif函数对各月的销售额进行求和，并使用Average函数计算年销售额的平均值。

随后，选中包含月份和销售额数据的数据区域，点击“插入”菜单下的“图表”按钮，选择“折线图”类型。在折线图中，可以添加平均线，以便更清晰地观察销售额的变化情况，并分析销售额波动的原因。

七、图表的美化与加工

完成图表的制作后，还需要进行美化和加工，使其更具吸引力。Excel提供了丰富的配色方案和主题模板，你可以根据需要选择合适的样式。

在美化过程中，要注意突出重点。例如，如果老板关心销售额和利润，可以将这些数据重点展示出来，使用更醒目的颜色或更大的字体。

八、高效数据可视化：九数云BI

虽然Excel在图表制作方面功能强大，但对于复杂的数据分析和可视化需求，使用专业的BI工具可能更为高效。九数云BI是一款SAAS BI工具，旨在帮助高成长型企业快速提升数据分析能力。

九数云BI的优势

• 操作简便： 零代码操作，业务人员无需专业技能即可轻松上手。
• 数据集成： 支持多种数据源连接，方便整合企业内外部数据。
• 图表丰富： 提供多种图表类型，满足不同的数据可视化需求。
• 实时分析： 能够实时分析数据，快速发现问题和机会。
• 协作共享： 支持团队协作，方便共享数据和报表。
• 看板搭建：业务人员可自由地构建自己所需要的人事仪表盘、财务仪表盘、市场仪表盘、销售仪表盘等。

九数云BI的关键功能

• 数据分析： 利用高级分析功能，深入挖掘数据价值。
• 图表制作： 创建各种类型的图表，直观展示数据。
• 仪表板搭建： 搭建交互式仪表板，监控关键指标。
• 故事报告： 制作数据故事报告，清晰传达分析结果。

通过使用九数云BI，企业可以更高效地进行数据分析和可视化，从而提升决策效率和业务水平。

总结

掌握怎样插入图表的技巧，是数据分析和信息展示的重要一步。通过清晰的数据准备、数据透视表、切片器以及各种图表类型的灵活运用，可以有效地将数据转化为有价值的信息。对于有更高数据分析和可视化需求的企业，可以考虑使用九数云BI等专业工具，以提升效率和效果。如果您想了解更多关于九数云BI的信息，可以访问九数云官网（www.jiushuyun.com)，免费试用体验。